杭州电子科技大学公文处理办法
发布时间:2011-04-01  [  浏览次数:15次   |   发布人:党办  ]
杭电办[2010]230号
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学校党政公文处理管理工作,使之规范化、制度化,根据中共中央《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、浙江省人民政府《关于贯彻执行<国家行政机关公文处理办法>的意见》以及浙江省教育厅《关于加强公文审核把关工作的通知》要求,结合我校工作实际,特制定本办法。
第二条 学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全校各部门、学院必须认真做好公文处理工作,发挥其应有的重要作用。
第三条 学校党委办公室、校长办公室负责全校党政公文的管理工作,分别主管学校党政的公文处理工作,并对各部门、学院的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门、学院要加强管理、不断提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重实效。
第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。
第二章公文种类
第五条  学校常用公文的主要种类有:
(一)决定、决议
对重要事项或重大活动做出决策和安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(二)公告
向校内外宣布重要事项或法定事项,用“公告”。
(三)通告
公布校内有关方面应当遵守或周知的事项,用“通告”。
(四)通知
发布规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下属部门的公文,传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。
(五)通报
表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况,用“通报”。
(六)报告
向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问,用“报告”。
(七)请示
向上级机关请求指示、批准,用“请示”。
(八)批复
答复下属部门请求事项,用“批复”。
(九)函
平行机关、不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准,用“函”。
(十)会议纪要
记载、传达会议情况和议定事项,要求与会单位共同遵守、执行,用“会议纪要”。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
第三章公文格式
第六条正式公文(或称文件)包括三个部分:文头部分、行文部分、文尾部分。每个部分又包括若干项内容。
一、文头部分一般由文件名称(或发文机关名称)、发文字号、界栏线等组成,有些文件还在文头中标注秘密等级和紧急程度。
1、文件名称,由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成,位于文头的正中央,一般为套红印刷大字。此处也可以不加“文件”二字,只印发文机关名称。以学校党委名义发文使用“中共杭州电子科技大学委员会文件”文头纸;以学校名义发文使用“杭州电子科技大学文件”文头纸。
2、发文字号,由发文代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。发文年度一律用公元纪年全称,括于六角括号“〔〕”内,置发文代字之后,发文顺序号之前。发文序号不编虚号(即1不编001号),不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方。几个部门联合发文,只标明主办部门发文字号。  
3、界栏线,指文头与正文之间的分隔线,用一条红线表示。
4、秘密公文应标明秘密等级,秘密等级分绝密、机密、秘密三种,标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。
5、紧急公文应标明紧急程度。紧急程度是对文件处理的时限要求,分特急、急两种,标注位置在文件首页右上角。
二、行文部分,是指公文的内容与结构。这一部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章等。    
1、标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外,一般不用标点符号。转发文件,如被转发文件标题文字过长,可以适当地压缩文字、概括内容,但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。
2、上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示” 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
3、主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关应写在标题之下,正文之上,居左顶格。
4、正文。正文是公文的主体,用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送机关下方。文字从左至右横写、横排。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用 “一”, 第二层用 “(一)”, 第三层用 “1.”, 第四层用 “(1)” 。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。
5、附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件,一般应与主件装订在一起,并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号,附件首页左上角注明附件的顺序号。     
6、成文日期。以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发部门领导的签发日期为准;会议通过的文件,以通过日期为准。    
7、公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
8、印章。公文一律加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。印章盖在成文日期的位置。
三、文尾部分包括主题词、印制版记等。
1、主题词。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成,标注在印刷版记上方。  
2、印制版记。印制版记包括文件制发单位名称、制发日期。置于文件末页的最下端。
第七条公文的用纸、印装遵行下列格式。
一、一般情况下,公文使用的字体应统一。标题一般用小二号小标宋字体,正文一般用小三号仿宋字体,标题与正文之间要拉开一定距离。
二、公文用纸一般使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)纸张。一般每页排22行,每行排28个字,左侧装订。
第八条  学校公文格式采用国家标准的信函式格式。即文件头用发文机关名,置于距上页边30毫米处,一般用小标宋字体;发文机关全称下4毫米处为一条武文线(上粗下细),距下页边20毫米处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170毫米。发文机关名称及双线均印红色。
第四章行文规则
第九条 校党委以“中共杭州电子科技大学委员会”、校行政以“杭州电子科技大学”名义对上对下行文,也可根据需要同有关单位和兄弟院校相互行文。校内任何部门不得擅自对外行文。
第十条 向上级部门呈报的请示、报告、统计资料、计划、总结等,以及对上级来文办理情况的回复和对外联系的重要公文,党委系统均以“中共杭州电子科技大学委员会”名义行文;行政系统均以“杭州电子科技大学”名义行文。
第十一条 学校对内重大事项和重要工作需要行文的,校党委以“中共杭州电子科技大学委员会”名义行文,校行政以“杭州电子科技大学”名义行文;经常性工作和一般事项需要行文的,党委和行政分别以党委办公室和校长办公室名义行文。
第十二条 各单位报送学校审批的请示,可由学校批复,也可由学校授权党委办公室、校长办公室或主管部门批复。各部门报请学校批转执行的文件,可以学校名义行文,也可由学校授权以党委办公室、校长办公室名义行文。
第十三条 向上级机关的 “请示” 要一文一事,不得用“报告”或其它文种的公文请示问题。向上级机关的请示,一般只写一个主送机关,不要同时抄送同级或下级机关;请示问题不得越级行文。向上级机关的 “报告” 不得夹带请示事项。
第十四条 各部门、学院向学校请示问题,报告工作,主送只写校党委、校行政领导,除学校领导直接交办的事项外,一般不写校领导姓名或“某书记”、“某校长”。具体送哪位校领导阅批,由党委办公室、校长办公室根据公文内容和校领导的分工决定。学院给学校的请示,一般应先送学校主管职能部门审核,由部门提出意见,然后送党委办公室、校长办公室转呈有关校领导。校领导批示后退党委办公室、校长办公室,由办公室通知请示单位或承办单位。
第十五条 正确确定公文的主送机关和抄送机关。受双重领导的单位向上行文,应根据内容写明主送机关和抄送机关。
第十六条 党群系统的工作不得以行政的名义行文,行政工作也不得以党委名义行文,涉及学校的重大事项或互相交叉的内容,以党委和行政的名义联合行文,必须以党委和行政联合行文的,内容应经书记、校长审签,行文的数量应从严控制。
第十七条对上级机关的来文,如无具体贯彻意见,可原文翻印下发,不另重复行文。
已在各类会议上印发的领导人讲话、会议纪要,不再另行发文。
第五章公文办理
第十八条公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、编号、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁等程序。
第十九条 各职能部门、学院办公室应指定专人负责公文处理工作。公文管理人员应忠于职守、廉洁正派,具有有关专业知识。
第二十条 公文登记、运转程序
  (一)凡收件者署“中共杭州电子科技大学委员会”、“杭州电子科技大学”的外来公文函件,均由学校机要室验收、拆封后,填写收文处理单,统一登记、编号并送党委办公室、校长办公室主任阅批。一般函件也可直接送主办部门。
  (二)党委办公室、校长办公室主任阅批后的公文,由机要人员转呈有关校领导阅批或送有关部门办理。文件的转呈、转送由机要人员直接与有关校领导或部门进行交接,校领导之间、各部门之间不得互相转送文件。
  除特殊情况外,校领导不受理和审批未经党委办公室、校长办公室登记、阅批的公文。公文应一事一份,不得复制多份公文,分别报送校领导。
  (三)各部门、学院公文管理人员对学校印发的公文以及党委办公室、校长办公室转送的公文应查对、签收、登记,并及时送部门、学院主要负责人阅处。对党委办公室、校长办公室转送的公文,如发现错转或错批,应及时将文件退还党委办公室、校长办公室或提出意见以便重新考虑,不得擅自转送其他部门或学院。需几个部门或学院阅处的文件,所列部门阅后应及时交回党委办公室、校长办公室,以便向另一部门或学院传递。
  (四)上级部门直接寄到有关职能部门的文件,以及外出参加会议带回的上级部门的文件,应将原件交党委办公室、校长办公室统一登记、编号,按收文批办手续办理。
第二十一条 公文承办、催办
  (一)学校交有关职能部门、学院办理的公文,主办部门或学院应及时办理。涉及其他部门或学院的问题,主办部门或学院应主动与有关部门或学院协商、会签,若有关方面意见不一致,要如实向学校主管领导反映。
  由几个部门、学院共同办理的公文,主办部门或学院要主动与协办部门或学院研究办理,协办部门或学院应积极配合。需要学校审批的问题,主办部门或学院应在时限内综合办理情况并提出处理意见,报学校审批。
  (二)各部门、学院向学校主管部门请求批准事项、商洽工作的公文,主管部门要及时办理、答复;涉及几个部门的事项,应主动与有关部门协商办理,并根据协商意见单独或联合答复。
  (三)学校公文的检查、催办工作由党委办公室、校长办公室负责,各部门、学院公文管理人员对本部门或学院办理的公文亦应进行经常性的检查、催办,防止漏办或延误。
  凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的还是呈送校领导批示的,都应及时催办。一般5到7天催办一次,15日内办完和答复;因特殊原因,15日内不能办完的应向报文部门或学院和学校主管领导说明情况。紧急公文要随到随办,跟踪催办,限时办复。
第二十二条 学校的综合性文稿,党委系统由党委办公室拟稿,行政系统由校长办公室拟稿;凡内容属各职能部门业务范围内的文稿,由主管职能部门拟稿;内容涉及几个职能部门的,由主办部门拟稿。
第二十三条 拟稿应注意以下事项:
  (一)要符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神,符合学校有关政策和规定。
  (二)情况要确实、观点要明确、条理要清楚、层次要分明、文字要简练、表述要畅达、书写要工整、标点要准确、篇幅要力求简短。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。
  (三)人名、地名、数字、行文应准确无误,时间应具体写清年月日。
  (四)除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。
  (五)引用公文要先引标题,后引发文字号。
  (六)公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称,并注明简称。
  (七)撰拟的文稿应一文一事。
  (八)凡以学校名义拟文,首页必须用“中共杭州电子科技大学委员会”或“杭州电子科技大学”发文稿纸,并清楚填写拟稿部门、拟稿人、主办部门负责人审核意见、标题、附件、主题词、主送、抄送等栏目。发文稿纸由党委办公室、校长办公室统一印制并控制使用。公文须用钢笔或签字笔书写,不得使用圆珠笔或铅笔书写。
第二十四条 凡是以学校党委和行政名义对内对外行文,拟稿部门应将文稿及有关资料送党委办公室、校长办公室审核。审核内容包括是否需要行文,是否符合本细则有关规定,并提出审核意见或写明审核情况。不符合规定的文稿,退回原部门进行修改后再办理。审核后的文稿由办公室呈送有关校领导签发。
  各部门送党委办公室、校长办公室核稿、签发的文稿(包括急件),有报文时限的最迟应于报送日前两天送到党委办公室、校长办公室。
第二十六条 学校党政和党委办公室、校长办公室文件的文稿,经党委办公室、校长办公室核稿后,再按以下原则呈送有关领导签发。
  (一)学校党委和行政文件(包括函件)
  属于学校综合性、全局性工作的文件,由党委书记、校长签发;属于涉及两位或两位以上副书记、副校长分管工作的文件,应经分管副书记、副校长会签后,由书记、校长签发。
  (二)党委办公室、校长办公室文件(包括函件)
  属于学校授权以党委办公室、校长办公室名义安排布置日常工作和转发学校有关职能部门公文的文件,由办公室主任签发或由其呈请有关领导签发;属于党委办公室、校长办公室职权范围内的文件,由办公室主任签发。
第二十七条 有关领导审批、签发公文,应明确签署自己的意见、姓名和时间。
第二十八条 草拟、修改和审签公文,须按档案管理的要求,使用钢笔或签字笔。公文稿纸亦应符合要求,按本细则第十一条规定的公文用纸标准执行。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文,也不得在文稿装订线左侧书写、签批或修改公文。
第二十九条 编号、印发
  (一)以“中共杭州电子科技大学委员会”或“党委办公室”的名义行文,由党委办公室统一编号,并用“中共杭州电子科技大学委员会文件”和“中共杭州电子科技大学委员会”公文纸印发;以“杭州电子科技大学”或“校长办公室”名义行文,由校长办公室统一编号,并用“杭州电子科技大学文件”或“杭州电子科技大学”公文纸印发。学校专题会议纪要用“杭州电子科技大学专题会议纪要”公文纸打印。“信息简报”用“杭州电子科技大学信息简报”公文纸打印。为严格控制发文种类和发文数量,学校党政各职能部门不得擅自印发部门文件。
  (二)学校党政各职能部门以学校党政名义制发的公文,党委系统由党委办公室负责审核、打印、盖章,行政系统由校长办公室负责审核、打印、盖章,主办单位负责校对、付印(学校党政公文必须在学校文印室复印)、上报、下发和归档,同时将两份打印件留党委办公室、校长办公室备查。
第三十条 上级机关下发的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经党委办公室、校长办公室主任批准,可以翻印、复印。翻印、复印上级机关的公文,应注明翻印、复印机关、时间和份数,用后收回或销毁。不得翻印、复制密码电报,不得密电明复,明电密电混用。
第三十一条 传递、管理秘密公文,必须采取相应的保密措施,确保安全。用计算机、传真机等传输秘密文件,必须采用保密装置,不得利用计算机、传真机传输绝密级公文。
第六章公文归档
第三十二条 公文办完后,应根据公文立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第三十三条 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况,便于保管、查找和利用。
第三十四条 立好的案卷,应按照有关规定定期向学校档案馆移交。个人不得保存应存档的公文。
第三十五条  联合办理的公文,原件由主办机关整理、归档,其他机关保存复制件或其他形式的副本。
第三十六条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第七章公文管理
第三十七条 各部门或学院应指定专人负责公文的统一收发、归档和销毁。
第三十八条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
第三十九条 翻印上级文件,须经校领导或单位领导批准,绝密级和注明不准翻印的文件,不得翻印。翻印(复印)的文件,应按正式文件管理,不准随处携带和遗失。
第四十条  不具备存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要到指定场所并进行登记,专人监督,保证不丢失、不漏销。    
第四十一条  机构调整部门合并时,全部公文应当随即合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交学校档案馆。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。
第八章附则
第四十二条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第四十三条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十四条  本办法自发布之日起施行,原公文处理办法同时废止。